ARXIUS

ELS ARXIUS I EL REPTE DE LA DIGITALITZACIÓ

Durant la darrera dècada molts documents s’han convertit en accessibles en línia, però també sorgeixen dubtes i problemes legals en el món de l’arxivística

Jordi Salvat, text. Pierre Grubius, fotos.

 

Els arxius van néixer a l’Edat Mitjana, en l’època dels senyors feudals, que volien conservar els documents com a fonament dels seus drets. Els arxius viatjaven amb la cort en l’època de les monarquies absolutes i ens queda aquella imatge de les mules carretejant piles de documents quan els reis es desplaçaven de residència. Amb el pas del temps, els arxius van abandonar el nomadisme i es van ubicar en un espai permanent. Visitar un arxiu històric significava fins fa molts pocs anys haver d’anar presencialment als espais on conserven documents amb dècades i en alguns casos uns quants segles d’antiguitat. No només això. A més, calia respectar uns horaris sovint força limitats.

Però des de fa més o menys una dècada, els diversos arxius dependents de diferents administracions o institucions han endegat un procés de digitalització, gradual però desigual, de part dels seus fons. La possibilitat, doncs, de poder consultar alguns arxius en línia, tranquil·lament des de casa, 365 dies l’any i 24 hores al dia, està facilitant l’accés a tota aquesta informació, tan per a investigadors com a particulars. “Les noves tecnologies ens ajuden a preservar i fer accessible els documents i per això tenim en marxa un pla de digitalització d’arxius des del 2006, que es va desenvolupant depenent dels recursos disponibles”, explica el director de l’Arxiu Històric de Tarragona, Jordi Piqué.

Piqué reconeix que quan només es podia accedir als documents de forma presencial es restringia molt poder consultar l’Arxiu i gairebé només ho podien fer professionals que es dedicaven en exclusiva a aquests temes o que estaven fent la tesi doctoral. “Ara arribem a gent de tot el món i les dades de procedència de les visites a la web que disposem ho demostren. No hem notat una gran baixada de les visites presencials, cosa que vol dir que ara arribem a nous públics”, explica l’arxiver.

ARXIVERS O GESTORS DOCUMENTALS?

Joaquim Nolla, cap de l’Arxiu Administratiu i Gestió Documental de Tarragona i mà dreta de Piqué, considera que els arxius es troben davant d’un repte molt complex, que és l’administració electrònica. “Com a arxivers hem d’aconseguir preservar els documents i fer-los consultables en el futur, a través d’un maquinari i uns aplicatius. Però com a gestors documentals tenim un treball transversal amb la vessant jurídica i la de les noves tecnologies. Estem en una reconversió de la professió”, afirma Nolla.

GAIREBÉ UN 10% DEL FONS DE L’ARXIU MUNICIPAL DE TARRAGONA JA S’HA DIGITALITZAT

Els primers arxius eren en pergamí i després es passa al paper. Actualment estem en plena transició als nous formats electrònics, en un època híbrida. La seguretat electrònica és una de les grans preocupacions. Les actes dels plens municipals dels ajuntaments ara ja es realitzen en formats com l’audioacta o fins i tot la vídeoacta. La Llei de transparència també afecta el món dels arxius, ja que, amb l’open data, moltes dades han de ser consultables.

DOCUMENTS QUE ES PODEN CONSULTAR DES DE CASA

Blanca Gas és la responsable de l’Arxiu d’Imatges de l’Arxiu Històric de Tarragona

L’Arxiu Històric de Tarragona ofereix la possibilitat de consultar en línia una gran quantitat de documents en diferents formats i de diverses èpoques, com els procedents de l’Estudi General, la primera universitat que hi va haver a la ciutat; les actes de l’Ajuntament de Tarragona des de l’any 1800 al 1900; dos milers de plànols relacionats amb la ciutat (edificis emblemàtics com el Mercat Municipal o el Cafè Mundial); registres civils municipals (naixements, batejos, matrimonis i defuncions); 34.000 fotografies, que es poden cercar per nom; o també films històrics. L’adreça de la web és www.tarragona.cat/patrimoni/fons-documentals/arxiu-municipal-tarragona).

L’any vinent tenen previst digitalitzar les actes de l’Ajuntament des de l’any 1358 fins el 1800. Piqué calcula que gairebé un 10% del fons de l’Arxiu Municipal de Tarragona ja s’ha digitalitzat, començat per la més antiga i la més consultada. S’han digitalitzat fins ara 497.000 documents.

LA WEB DE L’ARXIU MUNICIPAL DE TARRAGONA VA ACONSEGUIR 32.000 USUARIS ÚNICS ANUALS EL 2017

El trasllat de l’Arxiu Municipal de Tarragona a les dependències de la Tabacalera es va fer el 2012, però també hi ha documents en un edifici de la Rambla i en una nau d’un polígon. El fons segueix creixent i no només per la documentació generada per l’Ajuntament i altres organismes municipals sinó per donacions per part d’entitats i particulars. Una o dues cada any. L’any passat es van rebre donacions del Sindicat d’Iniciatives Turístiques de Tarragona i enguany, el Rotary Club. Poden ser de volums molt diferents, des d’una o dues caixes a quantitats molt més grans. Actualment hi ha vuit quilòmetres de documents de l’Ajuntament de Tarragona, començant per un pergamí de l’any 1214.

S’HI PODEN CONSULTAR DOS MILERS DE PLÀNOLS RELACIONATS AMB LA CIUTAT. ÉS EL CAS D’EDIFICIS EMBLEMÀTICS COM EL MERCAT MUNICIPAL O EL CAFÈ MUNDIAL

La presència digital de l’Arxiu Municipal de Tarragona és important, com ho demostren les xifres de 2017: usuaris únics de la web, 32.000 anuals; pàgines vistes: 250.0000; 14.000 visualitzacions a Youtube i un abast a Facebook de 209.000. L’Arxiu Municipal de Tarragona també és present a les xarxes socials de l’Ajuntament amb la secció setmanal de “La finestra de l’Arxiu” amb una foto més un text consultable.

EL CAS DE L’ARXIU COMARCAL DEL BAIX CAMP

Joaquim Nolla, cap de l’Arxiu Administratiu i Gestió Documental de Tarragona

Un altre arxiu que està portant a terme un procés de digitalització de documents és l’Arxiu Comarcal del Baix Camp. Ho està fent amb arxius de pobles de la comarca, concretament els llibres d’actes dels ajuntaments, de privilegis i altres llibres significatius i la següent fase continuarà amb altres tipus de documentació i hemeroteca. Aquesta documentació digitalitzada encara no està, però, accessible en xarxa, cosa que en breu volen posar en marxa. El director de l’Arxiu Comarcal del Baix Camp, Sabí Peris, explica que intenten tenir digitalitzats documents de tots els municipis de la comarca.

L’Arxiu Comarcal del Baix Camp també organitza activitats de difusió, com visites i classes pràctiques per alumnes de col·legis, instituts i d’universitat; exposicions i participació en altres, organitzades per institucions locals o de fora, cedint documentació de l’arxiu i ressenya periòdica de les activitats de l’arxiu a la publicació trimestral “Arxius. Butlletí de la Subdirecció general d’Arxius” del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.

L’ARXIU COMARCAL DEL BAIX CAMP ESTÀ DIGITALITZANT PART DELS ARXIUS DE POBLES DE LA COMARCA: LLIBRES D’ACTES DELS AJUNTAMENTS, DE PRIVILEGIS I ALTRES LLIBRES SIGNIFICATIUS

L’Arxiu Municipal de Tarragona també porta a terme moltes activitats de difusió de la seva activitat. Els escolars són un dels públics importants i l’any passat van passar per la Tabacalera uns 700 alumnes de centres educatius de la ciutat. També han produït audiovisuals com “Tarragona sota les bombes”, a més de moltes exposicions, que ara es poden visitar virtualment a la web. Ente el 15 de gener i 15 de febrer realitzen diverses xerrades per recordar les víctimes de la Guerra Civil. “Espais de memòria” és una ruta preparada en col·laboració amb el Centre de Recursos Educatius. Aquest darrer curs se’n van portar a terme 14 amb la participació de més de 400 alumnes i 50 professors de centres educatius tarragonins.

A l’Arxiu Municipal de Tarragona hi treballen actualment 12 persones, de les quals només dos són tècnics superiors. Les retallades del 2011 van afectar molt l’arxiu tarragoní i just enguany han aconseguit tornar al nivell de plantilla de llavors. Una part important d’aquests recursos humans es dediquen a una tasca interna de l’Ajuntament, ja que diàriament hi ha una mitjana de 35 o 40 préstecs a departaments de la casa.

L’ARXIU HISTÒRIC ARXIDIOCESÀ DE TARRAGONA REFERENT A NIVELL ESTATAL EN DIGITALITZACIÓ DE DOCUMENTS

L’any 2008 l’Arxiu Històric Arxidiocesà de Tarragona (AHAT) va iniciar un projecte molt ambiciós amb l’objectiu de digitalitzar els documents més consultats pels seus usuaris i que són els llibres sacramentals, que inclouen els batejos, matrimonis i òbits. A més dels historiadors, moltes persones els volen consultar per motius relacionats amb la genealogia. Els primers documents es van penjar en línia a la web de l’arxiu el 10 de setembre de 2009 i va ser el primer arxiu diocesà de tot l’Estat que ho va fer. Abans, el 2006, a través d’un conveni amb la Diputació de Tarragona i la Fundació Santa Tecla, s’havia adquirit el material informàtic necessari per a la informatització progressiva de l’AHAT. Actualment, l’AHAT és un referent a Catalunya i també a l’Estat en la digitalització i consultes en línia de documents.

Aquest projecte s’ha pogut tirar endavant a través de convenis amb la Diputació de Tarragona, Ajuntaments i també amb empreses i particulars i ha durat deu anys, ja que enguany s’han acabat de digitalitzar els darrers llibres sacramentals i fons parroquials, que inclouen també documents de compravenda quan els rectors actuaven com a notaris, fins que el 1736 el rei Felip V els va treure aquesta funció. També fins el 2009 els rectors podien fer testaments.

FINS ARA, S’HAN DIGITALITZAT UN TOTAL DE 4.000 LLIBRES SACRAMENTALS, ENTRE ELS ANYS 1556 I 1918

Fins ara, s’han digitalitzat un total de 4.000 llibres sacramentals, entre els anys 1556 i 1918. Actualment la web en línia on es poden consultar aquests documents rep una mitjana de unes 500 visites diàries. A través d’un nou conveni amb Repsol es digitalitzaran els manuals notarials més antics de què disposa l’Arxiu Històric Arxidiocesà de Tarragona, des del 1228 al 1399. Entre aquests documents hi ha el més antic d’Europa.

Aquest mes de juliol passat s’ha posat a disposició en línia nova documentació digitalitzada gràcies al patrocini dels ajuntaments de Fulleda, la Pobla de Mafumet i Tarrés, i també de diversos particulars. La nova documentació digitalitzada és d’Arbeca, Fulleda, la Morera de Montsant, Pontils, Riudoms, Roda de Berà, Senan, Tarrés i Vallclara, així com diverses dispenses matrimonials. L’AHAT fa una crida a tothom que estigui interessat en col·laborar a posar-s’hi en contacte per correu electrònic (arxiu.historic@arqtgn.cat) o per telèfon (977 25 33 60).